Kappersketen Salon B stroomlijnt alle documenten

Het herhaaldelijk invullen van personeelsgegevens van een nieuwe werknemer in verschillende Excel sheets zorgt langzaam maar zeker voor het besef, dat dit proces veel efficiënter en sneller moet kunnen. Dit was ook de situatie op het hoofdkantoor van Salon B. Een SAAS-applicatie als DocuWare is hiervoor dé oplossing. En dankzij de zorgvuldige implementatie door KYOCERA heeft Salon B nu alle HR-processen weer haarfijn onder controle.

Achtergrond
Salon B is een keten van kapsalons in het premium segment, met acht vestigingen in zeven steden, van Alkmaar tot Den Bosch. Daarnaast heeft Salon B twee beautysalons en verzorgen zij via B Academy opleidingen tot hairstylist, fashion designer en visagist. In totaal werken er ruim 100 mensen bij of voor Salon B. Niet alleen kappers, maar ook instructeurs, ondersteunend personeel en de afdelingen finance, HR, marketing en directie op het hoofdkantoor in Amsterdam.

Aanleiding
HR-medewerker Adinda Breukelman houdt alle personeelsdossiers vooral analoog bij, en verwerkt de relevante gegevens in diverse Excel sheets. Denk aan signaleringslijsten voor contracten voor bepaalde tijd,
en een overzicht van verjaardagen van medewerkers. Dit handmatig zoeken, verwerken en afstemmen kost onnodig veel tijd. Als KYOCERA partner L&N Document Solutions toevallig belt om de applicatie DocuWare onder de aandacht te brengen, is een afspraak snel gemaakt. De wens is om informatie gestructureerder te verwerken, de foutenkans te verkleinen, en om tijd te besparen.

Oplossing
L&N brengt Adinda in contact met DocuWare specialist Wouter Taal van KYOCERA, die de wensen en eisen samen met Adinda inventariseert. De pitch van DocuWare is goed bevallen en er wordt besloten om het product te implementeren. Alle documenten uit de personeelsdossiers worden in DocuWare ingevoerd en alle belangrijke datavelden en labels worden gevuld. Custom-made templates zorgen vervolgens voor snelle output van de gewenste gegevens. Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker verloopt de procedure vanaf nu ook een stuk efficienter: de werknemer ontvangt een link naar een aanmeldformulier, stuurt een scan van het identiteitsbewijs terug, samen met een ingevulde pdf van de loonbelastingverklaring. DocuWare verwerkt dit automatisch in het personeelsdossier en leest de relevante gegevens in de betreffende databasevelden in. Hiermee wordt veel dubbele handmatige invoer bespaard.

Resultaten

• Tijdsbesparing door voorkomen van dubbele invoer en door makkelijke doorzoekbaarheid
• Financiële besparing van 500 euro per maand
• Gegevens zijn altijd up-to-date, foutenkans flink kleiner geworden
• Applicatie is ook toepasbaar op vastgoedportefeuille, verzekeringen en wagenpark
• Gegevens staan in de cloud, dus optimaal toegankelijk in het geval van thuiswerken.

Adinda Breukelman, HR medewerker bij Salon B

“We hebben een enorme efficiencyslag gemaakt met DocuWare. De invoering verliep soepel, en dankzij de templates van KYOCERA heb ik nu binnen een paar seconden alle relevante informatie boven tafel. Ik ben weer helemaal in control.”

Vestiging Heemskerk

De Trompet 1670
1967 DB Heemskerk

Tel.: 0251 25 22 88
info@lndocumentsolutions.nl

Vestiging Den Haag

Forelvijver 1
2492 MS Den Haag

Tel.: 0251 25 22 88
info@lndocumentsolutions.nl

 

Copyright 2021, L&N Document Solutions  |  Creatie en Realisatie: Creative Formula  |  privacy statement